DataTool 4.0 / 5.0  Desktop


 

Damit die Datenerfassung  ‚ruck-zuck’ erfolgen kann, haben wir eine graphische Oberfläche integriert. Sie ziehen einfach mit der Maus (oder mit dem Finger)  z.B.: „den Baustromverteiler zur neuen Baustelle“ Fertig! Auch mehrere Geräte gleichzeitig!

 

... Oder scannen Sie einfach Geräte ab, geben den Standort an, fertig. Auf Wunsch wird gleich ein Lieferschein erstellt, der dann, digital handschriftlich unterschrieben, automatisch als PDF per eMail versandt wird (Scan+Mail). Einfacher geht es nicht!

 

 

... Zugriff auf wichtige Dokumente rund um Ihre Geräte und Materialien: DataTool verwaltet Gerätedokumente auf Ihrer Cloud und anderen Speichermedien.

 

... Wartungs-, Rückgabe- und andere Termine festlegen und an sie rechtzeitig erinnert werden: DataTool sorgt dafür, dass Sie keinen Termin mehr verpassen.

 

... Geräteeinsatzplanung mit beleibig vielen Reservierungen pro Gerät.

 

 

Kommandozentrale:   Vorgänge erfassen - Auswertungen aufrufen

(Klicken, um zu vergrößern...)

 

Funktionsumfang


  • Verbrauchsmaterial-Verwaltung. Sie verbuchen Verbrauchsmaterialien auf verschiedene Standorte und sehen jederzeit, welche Standorte welchen Verbrauch hatten. Die Materialverwaltung ist in die bekannte Geräteverwaltung voll integriert und kann manuell oder mittels Barcodes bedient werden.
  • Barcodedruck auf Etikettendrucker. Mit der neuen, integrierten Software BarCodePrint, drucken Sie Ihre Gerätebarcodes auf Einzeletiketten. Unterstützt werden z.B. die Drucker der Brother QL5XX-Serie(R).
  • Ersatzteilverwaltung für Geräte Ihres Inventars. Sie können jedem Gerät beliebige Ersatzteile und Lieferantenadressen zuordnen, um z.B. bei Bedarf rasch eine Nachbestellung tätigen zu können.
  • Gerätezubehör. Sie können jedem Gerät Zubehör zuordnen, das dann automatisch mit seinem 'Häuptling' den Standort wechselt. (Beispiel: Koffer mit Inhalt)
  • Die Verleihverwaltung und Reservierung von Geräten und Maschinen ist in DataTool 4.0 umfänglich erweitert
  • Terminzyklen bei der Terminverwaltung. Regelmäßig wiederkehrende Termine können mit Zeitraumangaben versehen werden, damit DataTool automatisch Folgetermine vorschlagen kann.
  • Scan+Mail, automatische Lieferschein-Mails nach dem Scannen
  • Reservierungen und Geräteeinsatzplanung
  • DataTool 5.0 durch DataTicket erweiterbar
  • Individuelle Drucklisten mit DataReport (optionale Erweiterung)
  • Bildschirmauflösung-Anpassung. DataTool  passt sich an Bildschirmauflösungen automatisch an.
  • Investitionsschutz: DataTool Anwender erhalten günstige Upgrade-Versionen.
  • Tablet Version WLAN, Stifteingabe, digitale Unterschrift, die als Bestätigung auf den Liefer- und Entnahmescheinen im Ausdruck erscheint. Bedienung auch ohne Eingabestift nur mit Finger möglich.
  • Cloudlösungen werden von DataTool voll unterstützt: Speichern Sie daher die Datenbätter, Dokumente und Geräteunterlagen in Ihrer Cloud, damit diese überall, auch unterwegs, von DataTool bereitgestellt werden können.
  • Die Anzahl an Standorten und Geräten, die verwaltet werden können beträgt in der Summe ca. 1500 Stück
  • Produktfamilie Datatool und Preise hier

 

PDF Download: DataTool 4.0 Desktop Kurzanleitung

 

Wichtige Funktionen


Geräteeinsatzplanung und Reservierungen

Es können zu jedem Gerät beliebig viele Zeiträume erfasst werden, die künftige Reservierungen festlegen. Neben der Angabe eines Zeitraums ist die Standortangabe notwendig. DataTool überwacht diese Reservierungen im laufenden Alltagsbetrieb:

  • Terminüberschneidungen werden erkannt und gemeldet
  • anstehende Standortwechsel werden frühzeitig gemeldet
  • Geräterückgabe-Termine können automatisch als EMail-Erinnerung generiert und versandt werden


Die Erfassung der Reservierungen erfolgt in einer grafischen Jahresübersicht (Einsatzplan). Diese dient auch zur übersichtlichen Darstellung der anstehenden Reservierungen und sonstigen Terminen:

Darüber hinaus:
DataTool 5.0 kann durch das Reservierungssystem DataTicket erweitert werden.

Scan+Mail

Was ist Scan+Mail ?

 

Scan+Mail ist eine Verarbeitungsoption von DataTool, die nach der Erfassung von Standortwechseln automatisch einen Begleit- bzw. Lieferschein erstellt, daraus ein PDF-Dokument generiert und dieses PDF-Dokument dann im Email-Anhang versendet. Den Empfänger können Sie dem Standort im voraus zuordnen oder beim Senden der Email angeben. Im besten Fall, wenn also der Empfänger bereits dem Standort zugeordnet ist, geschieht der Email-Versand vollautomatisch beim Erfassen der Vorgänge.

 

Beispiel: Sie scannen unterwegs verschiedene Geräte und deren Standort ein, sie lassen sich die erfasste Geräteliste in Form einer digitalen Unterschrift auf dem Tablet handschriftlich quittieren und sogleich wird der entsprechende, unterschriebene Begleitschein erstellt und als EMail versendet.

 

Terminzyklen

In DataTool können Terminzyklen festgelegt werden. Diese basieren auf zwei Angaben: zum einen einer Maßeinheit (z.B. Wochen) und einem Zahlenwert (z.B. 2). Die Einheiten werden abgekürzt hinterlegt (z.B. W für Wochen). Also würde die Kombination ‚2 W' einen wiederkehrenden Termin im zweiwöchigen Rhythmus bedeuten. Diese Terminzyklen können allen Terminen zugeordnet werden.

Barcode-Etikettendruck

BarcodePrint finden Sie als eigenständiges Softwareprogramm. Mit ihm können BarCode-Einzeletiketten mit den Etikettendruckern von Brother gedruckt werden.

 

BarcodePrint erstellt Barcodes auf Einzeletiketten für:

 

  • Inventar
  • Verbrauchsmaterial
  • Gebinde
  • Stückzahlen
  • Mitarbeiter
  • Standorte

 

BarcodePrint 2.0 ist im Lieferumfang von DataTool Desktop enthalten.

Cloud

 

DataTool kann eine vorhandene Cloud in verschiedener Hinsicht nutzen:

 

Zum einen tauscht die mobile DataTool-App die unterwegs erfassten Vorgänge über eine Cloud aus, zum anderen kann auch die lokale Desktop-Version die Cloud nutzen, um beispielsweise Dokumente zentral und für alle DataTool-Installationen erreichbar zu speichern. Ein Beispiel hierfür wäre das zentrale Speichern von Sicherheitsdatenblätten oder Bedienungsanleitungen für Geräte und Materialien. Diese könnten dann auch von den mobilen DataTool-Apps abgerufen werden.

Ein weiteres Beispiel wäre die zentrale Speicherung der von DataTool generierten Dokumente, wie Exceltabellen oder PDF Dateien in einer Cloud.

 

 

 

Sie sind bei der Wahl Ihrer Cloud-Lösung nicht an OneDrive® gebunden, obgleich DataTool diese Cloud-Lösung standardmäßig verwendet. Für die Wahl Ihrer Cloud Lösung ist lediglich zu berücksichtigen, dass diese ein lokales Verzeichnis installiert, welches regelmäßig synchronisiert wird. Diese Option steht bei den meisten Cloudlösungen zur Verfügung.

 

Die DataTool-Desktopversion kann auch ohne Cloud-Anbindung betrieben werden. Die mobile DataTool-Version setzt bis auf Weiteres eine Cloud, im Standardfall OneDrive®, voraus.


Damit der Anwender einen einfachen Zugriff auf Pfade und Dateien hat, wurde eigens ein Dateiauswahldialog integriert:

Handbuch als PDF Datei


DataTool 4.0 Desktop Kurzanleitung


In der Demoversion enthalten...

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